Satzung

§1 Stiftungsorgane

Organe der Stiftung sind

1. der Stiftungsrat,
2. der Stiftungsvorstand.

§ 1a

(1) Die Mitglieder der Stiftungsgremien werden für die Dauer von fünf Jahren bestellt.

Die Amtszeit beginnt mit der konstituierenden Sitzung des jeweiligen Gremiums und endet nach fünf Jahren. Die Mitglieder bleiben bis zur nächsten Neukonstituierung geschäftsführend im Amt.

(2) Sitzungen und Protokolle von Stiftungsgremien sind vertraulich und nicht öffentlich.

§ 2 Stiftungsrat

(1) Der Stiftungsrat beschließt über alle Fragen von grundsätzlicher Bedeutung, die zum Aufgabenbereich der Stiftung gehören.

Dies sind insbesondere:

• die Bestellung und Abberufung der Vorstandsmitglieder sowie die Bestimmung
• der/des Vorsitzenden des Vorstandes und ihrer/seiner Stellvertreterin oder
• ihres/seines Stellvertreters, wobei im Falle der Bestellung der/des
• Geschäftsführerin/Geschäftsführers zum Vorstandsmitglied die Bestimmung
• der/desselben zur/zum Vorsitzenden oder stellvertretenden Vorsitzenden des
• Vorstandes ausgeschlossen ist.
• die Entlastung des Vorstandes,
• die Einrichtung von Fachbeiräten, sowie die Bestellung und Abberufung ihrer Mitglieder,
• die Festlegung der Schwerpunkte der Stiftungsarbeit,
• der Erlass von Benutzervorschriften,
• die Verabschiedung von Förderrichtlinien,
• die Feststellung des jährlichen Haushaltsplans,
• die Verabschiedung des Berichtes der Stiftung,
• Änderungen der Satzung.

(2) Der Stiftungsrat überwacht die Tätigkeit des Vorstandes und vertritt die Stiftung gegenüber dem Vorstand.

(3) Die Sitzungen des Stiftungsrates sollen mindestens zweimal jährlich stattfinden. Die/der Vorsitzende des Stiftungsrates, im Falle der Verhinderung ihr/-e oder sein/-e Stellvertreter/-in, beruft die Stiftungsratssitzungen ein. Sie/er ist zur Einberufung innerhalb von vier Wochen verpflichtet, wenn mindestens vier Mitglieder des Stiftungsrates dies schriftlich verlangen.

(4) Zur Beschlussfähigkeit des Stiftungsrates ist die Anwesenheit von mehr als der Hälfte der Mitglieder erforderlich. Neben dem ordentlichen Mitglied kann das stellvertretende Mitglied beratend an den Stiftungsratssitzungen teilnehmen. Die Feststellung der Beschlussfähigkeit erfolgt auf Antrag. Die Sitzungen können auch ganz oder teilweise mittels elektronischer Konferenztechnik durchgeführt werden.

(5) Jedes Mitglied hat eine Stimme. Im Falle der Verhinderung eines Mitgliedes sowie seiner/seines persönlichen Stellvertreterin/Stellvertreters kann die Stimmausübung einem anderen Mitglied übertragen werden. Die Übertragung ist zu protokollieren.

(6) Der Stiftungsrat fällt seine Entscheidungen mit einfacher Mehrheit der Stimmen der anwesenden und der vertretenen Mitglieder. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme der des Vorsitzenden den Ausschlag. Änderungen der Satzung und die vorzeitige Abberufung von Mitgliedern des Vorstandes bedürfen der Mehrheit von zwei Dritteln der Stimmen der Mitglieder des Stiftungsrates.

(7) In eilbedürftigen Fällen kann die/der Stiftungsratsvorsitzende Beschlüsse des Stiftungsrates auch im Wege der schriftlichen Abstimmung herbeiführen. Eine Beschlussfassung auf diesem Wege ist jedoch nicht zulässig, wenn mindestens drei Mitglieder des Stiftungsrates innerhalb von zehn Werktagen seit Eingang der Aufforderung zur Stimmabgabe widersprechen. Die Beschlüsse gelten als gefasst, sobald die Widerspruchsfrist abgelaufen und keine ablehnende schriftliche Erklärung von mehr als der Hälfte der ordentlichen Ratsmitglieder bei der/dem Vorsitzenden des Stiftungsrates eingegangen ist. Das Ergebnis schriftlicher Abstimmungen ist den Mitgliedern des Stiftungsrates nach Ablauf der Widerspruchsfrist umgehend schriftlich bekannt zu geben. Dem Erfordernis der Schriftform genügt die Übermittlung in Textform.

(8) Die Mitglieder des Vorstandes, die/der Geschäftsführer/-in und Vertreter/-innen der für Kultur und Medien zuständigen obersten Bundesbehörde können beratend an den Sitzungen des Stiftungsrates teilnehmen.

(9) Die Sitzungsprotokolle sind von der/dem Vorsitzenden des Stiftungsrates zu genehmigen und dem Vorstand sowie der für Kultur und Medien zuständigen obersten Bundesbehörde zur Kenntnis zu geben. Die Sitzungsprotokolle müssen auf der nächstfolgenden Sitzung des Stiftungsrates bestätigt werden.

§ 3 Vorstand

(1) Der Vorstand leitet die Arbeit der Stiftung, führt die Beschlüsse des Stiftungsrates aus und führt die Geschäfte der Stiftung. Er ist tätig, um den Zweck der Stiftung zu realisieren.

(2) Der Vorstand wird vom Stiftungsrat auf die Dauer von fünf Jahren bestellt, er besteht aus drei bis fünf Mitgliedern. Jedes Mitglied des Vorstandes bleibt bis zur Bestellung einer Nachfolgerin/eines Nachfolgers bzw. wenn eine Nachfolge nicht erfolgen soll bis zu seiner Abberufung durch den Stiftungsrat oder bis zur Niederlegung seiner Funktion im Amt. Die Abberufung eines Vorstandsmitgliedes kann nur aus wichtigem Grund erfolgen. Wiederholte Bestellung ist zulässig. Die Vorstandsmitglieder sind ehrenamtlich tätig, soweit sie nicht nebenamtlich tätig sind.

(3) Zur Wahrnehmung seiner Aufgaben zur Erhaltung des Stiftungszweckes beschäftigt der Vorstand eine/einen ihm verantwortliche/-n hauptamtliche/-n Geschäftsführer/-in. Die/der Geschäftsführer/in trägt die Bezeichnung „Direktor/in“, wenn sie/er als Vorstandsmitglied bestellt ist. Zugleich entsteht hierdurch eine Doppelfunktion dieses Vorstandsmitgliedes. Sie/er ist dann in ihrer/seiner Tätigkeit von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit. Der Vorstand ist der/dem Geschäftsführer/-in gegenüber weisungsberechtigt. Die Direktorin/der Direktor ist an die Beschlüsse des Vorstandes gebunden und ihm verantwortlich, soweit es die  geschäftsführende Tätigkeit umfasst. Vorbehalten bleiben dem Vorstand insbesondere Entscheidungen über

• außergewöhnliche, über den Rahmen der laufenden Geschäfte hinausgehenden Maßnahmen,
• den Abschluss von Arbeitsverträgen mit Beschäftigten der Stiftung, wobei Einstellung von Beschäftigten der Entgeltgruppe 13 TVöD und höher sowie Beamtinnen/Beamten mit Zustimmungsbeschluss des Stiftungsrates vorzunehmen sind. Kündigungen von Beschäftigten der Stiftung erfolgen durch die/den Vorstandsvorsitzende/-n, in deren/dessen Abwesenheit durch ihre/-n oder seine/-n Vertreter/-in. Sie/er hat darüber die anderen Vorstandsmitglieder unverzüglich zu informieren. Bei Kündigungen von Beschäftigten der Entgeltgruppe 13 TVöD und höher ist unverzügliche Unterrichtung der/des Stiftungsratsvorsitzenden erforderlich;
• Maßnahmen aufgrund der Bundesdisziplinarordnung;
• Fördermaßnahmen der Stiftung. Zur Vorbereitung der Entscheidung über Fördermaßnahmen kann der Vorstand Voten aus den Fachbeiräten bzw. Gutachten von Dritten einholen.

Näheres regelt die Geschäftsordnung.

(4) Die/der Vorsitzende des Vorstandes, bei ihrer/seiner Verhinderung die/der Stellvertretende Vorsitzende, beruft die Vorstandssitzungen ein. Sie/er ist zur Einberufung innerhalb von vier Wochen verpflichtet, wenn ein Mitglied des Vorstandes es schriftlich verlangt.

(5) Zur Beschlussfähigkeit des Vorstandes ist die Anwesenheit von mehr als der Hälfte seiner Mitglieder erforderlich. Die Feststellung der Beschlussfähigkeit erfolgt auf Antrag. Der Vorstand fasst seine Beschlüsse mit einfacher Mehrheit der Stimmen. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme der/des Vorsitzenden den Ausschlag. Die Sitzungen können auch ganz oder teilweise mittels elektronischer Konferenztechnik durchgeführt werden.

(6) Die/der Vorsitzende des Stiftungsrates, ihr/-e oder sein/-e Stellvertreter/-in und die/der Geschäftsführer/-in sind berechtigt, im Rahmen ihrer Zuständigkeiten an Vorstandssitzungen beratend teilzunehmen. In der Regel nimmt ein/-e Vertreter/-in der für Kultur und Medien zuständigen obersten Bundesbehörde an der Sitzung des Vorstandes mit beratender Stimme teil.

(7) Die/der Vorsitzende kann Beschlüsse des Vorstands auch im Wege der schriftlichen Abstimmung herbeiführen. Das Verfahren ist entsprechend § 2 Abs. 7 der Satzung durchzuführen. Eine Beschlussfassung auf diesem Wege ist jedoch nicht zulässig, wenn ein Mitglied des Vorstandes innerhalb von zehn Werktagen seit Eingang der Aufforderung zur Stimmabgabe widerspricht.

(8) Die Sitzungsprotokolle sind vom Vorstand zu genehmigen und der/dem Stiftungsratsvorsitzenden, der/dem Geschäftsführer/-in sowie der für Kultur und Medien zuständigen obersten Bundesbehörde zur Kenntnis zu geben.

§ 4 Fachbeiräte

(1) Zur fachlichen Beratung der Stiftung bei der Erfüllung ihrer Aufgaben in den einzelnen Arbeitsbereichen können Fachbeiräte eingerichtet werden.

(2) Die Zahl der Beiräte sollte drei nicht übersteigen. Die Fachbeiräte bestehen aus jeweils mindestens fünf, insgesamt bis zu 35 Mitgliedern.

(3) Die Mitglieder der Fachbeiräte werden vom Stiftungsrat auf die Dauer von fünf Jahren bestellt. Wiederholte Bestellung ist zulässig. Die Abberufung eines Mitglieds eines Fachbeirats erfolgt durch den Stiftungsrat mit einfacher Mehrheit. Die Abberufung kann nur aus wichtigem Grund erfolgen.

(4) Die Mitglieder der Fachbeiräte sind ehrenamtlich tätig. Sie wählen jeweils aus ihrer Mitte eine/einen Vorsitzende/-n und deren/dessen Stellvertreter/-in.

(5) Die/der jeweilige Vorsitzende beruft die Fachbeiratssitzungen in Abstimmung mit der dem Vorsitzenden des Vorstandes ein. Die Fachbeiräte tagen in der Regel zweimal im Jahr. Auf schriftliche Aufforderung der/des Vorsitzenden des Stiftungsrates oder der/des Vorsitzenden des Vorstandes ist der Fachbeirat innerhalb von sechs Wochen einzuberufen.

(6) Die Mitglieder des Stiftungsrates und des Vorstandes, die/der Geschäftsführer/-in sowie Vertreter/-innen der für Kultur und Medien zuständigen obersten Bundesbehörde sind berechtigt, an den Sitzungen der Fachbeiräte beratend teilzunehmen.

(7) Die Fachbeiräte geben ihre Empfehlungen auf der Basis von Beschlüssen, die mit einfacher Mehrheit gefasst werden. Sondervoten sind dem Beschluss zur Ergänzung hinzuzufügen.

(8) Die Protokolle der Fachbeiratssitzungen sind von der/dem jeweiligen Vorsitzenden zu genehmigen und den Vorsitzenden von Stiftungsrat und Vorstand sowie der für Kultur und Medien zuständigen obersten Bundesbehörde zur Kenntnis zu geben.

§ 5 Vertretung der Stiftung

Der Vorstand vertritt die Stiftung gerichtlich und außergerichtlich. Bei ihrer gerichtlichen und außergerichtlichen Vertretung ist die/der Vorsitzende des Vorstandes - im Verhinderungsfall ihr/-e oder sein/-e Vertreter/-in - zur Alleinvertretung berechtigt.

§ 6 Beschäftigte der Stiftung

(1) Die/der Vorsitzende des Vorstandes ist Vorgesetzte/-r der/des Geschäftsführerin/Geschäftsführers. Die/der Geschäftsführer/-in ist Vorgesetzte/-r der Stiftungsmitarbeiter/-innen und Dienstvorgesetzte/-r der beamteten Mitarbeiter/-innen der Stiftung.

(2) Oberste Dienstbehörde ist der Stiftungsrat.

(3) Für die Beschäftigten der Stiftung finden die in der Bundesverwaltung geltenden Bestimmungen und Tarifverträge entsprechend Anwendung.

(4) Der Stiftung wird gemäß § 10 Abs. 3 des Errichtungsgesetzes das Recht verliehen, Beamtinnen/Beamte zu beschäftigen.

§ 7 Mitglieder, Verschwiegenheitspflicht, Auslagenerstattung

(1) Eine Person darf nur einem der genannten Gremien (Stiftungsrat, Vorstand, Fachbeiräte) angehören. Beschäftigte der Stiftung dürfen diesen Gremien nicht angehören, mit Ausnahme der/des Geschäftsführerin/Geschäftsführers. Die Vorschriften der §§ 20, 21 VwVfG bleiben unberührt.

(2) Die Mitglieder des Stiftungsrates, des Vorstandes, der Fachbeiräte sowie die Beschäftigten der Stiftung sind verpflichtet, auch nach Beendigung ihrer Mitgliedschaft bzw. Tätigkeit über Angelegenheiten, deren Vertraulichkeit durch Gesetz oder Beschlüsse der Stiftungsgremien vorgeschrieben ist, Verschwiegenheit zu bewahren. Die Vorschriften der §§ 3 Abs. 1 TVöD, 67 BBG und 84 VwVfG sind entsprechend anzuwenden.

(3) Die Stiftung erstattet den ehrenamtlich tätig werdenden Mitgliedern des Stiftungsrates, des Vorstandes und der Fachbeiräte ihre Aufwendungen entsprechend den rechtlichen Regelungen.

§ 8 Geschäftsjahr

Das Geschäftsjahr der Stiftung ist das Kalenderjahr.

§ 9 Haushalt und Rechnungsprüfung

(1) Für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen sowie für die Rechnungslegung der Stiftung finden die in der Bundesverwaltung geltenden Bestimmungen entsprechende Anwendung.

(2) Die Rechnung der Stiftung wird gemäß § 109 der Bundeshaushaltsordnung, unbeschadet einer Prüfung durch den Bundesrechnungshof nach § 111 der Bundeshaushaltsordnung, vom Bundesverwaltungsamt geprüft.

§ 10 Kosten

(1) Für die Benutzung von Einrichtungen der Stiftung können – außer im Rahmen der Amtshilfe (§ 4ff. VwVfG) – Kosten (Gebühren und Auslagen) berechnet werden.

(2) Die Kostentatbestände und jeweiligen Kostensätze (einschließlich einer Regelung von Billigkeitstatbeständen) legt der Vorstand im Einvernehmen mit dem Stiftungsrat in einer Kostenordnung fest. Dabei sollen die Sätze vergleichbarer Bundeseinrichtungen nicht überschritten werden.

(3) Die Kostenordnung ist durch Aushang bekannt zu geben.

§ 11 Berichterstattung

Die Stiftung legt regelmäßig, mindestens alle zwei Jahre, einen öffentlich zugänglichen Tätigkeitsbericht vor.

§ 12 Geschäftsordnungen

(1) Stiftungsrat bzw. Vorstand können sich jeweils eine Geschäftsordnung geben.

(2) Für die Verabschiedung der Geschäftsordnung bedarf es jeweils der Mehrheit von zwei Dritteln der Stimmen aller Mitglieder des Stiftungsrates bzw. des Vorstandes.

(3) Änderungen der Geschäftsordnung bedürfen der Mehrheit von jeweils zwei Dritteln aller Stimmen des Stiftungsrates bzw. des Vorstandes.

(4) Die Geschäftsordnung des Vorstandes bedarf zusätzlich der Zustimmung des Stiftungsrates.

§ 13 Inkrafttreten

Diese Satzung tritt mit der Beschlussfassung am 21. November 2022 in Kraft und ersetzt die bisherige Satzung vom 19. April 2021.

(idF. vom 21. November 2022)