FAQ - Häufige Fragen zur Projektförderung

Diese FAQ („Frequently Asked Questions“, etwa: Häufig gestellte Fragen) geben Ihnen Antworten auf häufige Fragen zur Projektförderung bei der Bundesstiftung Aufarbeitung. Die Bundesstiftung Aufarbeitung empfiehlt Ihnen in Vorbereitung auf eine Antragstellung dringend, alle Informationen zur Antragstellung und Projektdurchführung (wie z. B. Fördergrundsätze), die Sie unter dem Menüpunkt "Förderung" finden, zur Kenntnis zu nehmen.

FAQ "Antragstellung"

Warum vergibt die Bundesstiftung Aufarbeitung Fördermittel?
Die Bundesstiftung Aufarbeitung vergibt auf Antrag Fördermittel entsprechend ihres gesetzlichen Auftrags, um Beiträge zur umfassenden Aufarbeitung von Ursachen, Geschichte und Folgen der Diktatur in der sowjetischen Besatzungszone in Deutschland und in der DDR zu leisten und zu unterstützen, die Erinnerung an das geschehene Unrecht und die Opfer wachzuhalten sowie den antitotalitären Konsens in der Gesellschaft, die Demokratie und die innere Einheit Deutschlands zu fördern und zu festigen.

Kann jedes Projekt finanziell unterstützt werden, das diesem Zweck dient?
Leider nein. Die jährlich zur Verfügung stehenden Gelder für die Förderung sind in aller Regel nicht ausreichend, um alle in diesem Sinne förderfähigen Projekte zu unterstützen. Der Vorstand muss aus allen Anträgen die förderwürdigsten auswählen (Ermessen). Es besteht daher kein Anspruch auf eine Förderung.

Wer kann bei der Bundesstiftung Aufarbeitung Projektanträge stellen?
Anträge auf „Gewährung einer Zuwendung zur Projektförderung“ können nur von juristischen Personen des privaten Rechts (Vereine, GmbH, etc.) und des öffentlichen Rechts (Städte, Gemeinden, Universitäten, etc.) gestellt werden. Gesellschaften bürgerlichen Rechts werden juristischen Person gleichgestellt. Privatpersonen (juristisch: natürliche Personen) sind nur bei Druckkostenzuschüssen [20 KB] und im Rahmen des Stipendienprogramms antragsberechtigt.

Wer ist berechtigt, den Antrag zu unterschreiben?
Der Projektantrag kann nur von einer Person unterzeichnet werden, die für die antragstellende Institution vertretungsberechtigt ist. In der Regel ist dies der/die Vereinsvorsitzende, der/die Geschäftsführer(in) oder der/die Leiter(in) einer Einrichtung. Zusammen mit den Antragsunterlagen muss nachgewiesen werden, dass der Unterzeichner vertretungsberechtigt ist. Dies kann beispielsweise durch einen Auszug aus dem Vereinsregister belegt werden.

Welche Fristen sind bei der Antragstellung zu beachten?

  • Bis zum 30. Juni können bei der Bundesstiftung Aufarbeitung Anträge auf Projektförderung im Folgejahr mit einem Fördervolumen von 50.000,00 Euro und mehr eingereicht werden.
  • Bis zum 31. August können bei der Bundesstiftung Aufarbeitung Anträge auf Projektförderung im Folgejahr mit einem Fördervolumen von bis zu 49.999,99 Euro eingereicht werden.

Die beiden unterschiedlichen Fristen für Projektanträge sind damit begründet, dass Projektanträge mit einem Fördervolumen von über 50.000,00 Euro aufwändiger begutachtet werden. Bis zum 31. Juli können Anträge auf Promotionsstipendien gestellt werden, die von der Bundesstiftung Aufarbeitung zum 1. Januar des Folgejahres vergeben werden.

Was bedeuten die Antragsfristen?
Als fristgerecht eingereicht gelten alle Anträge, die bis zum 30.06./31.07./31.08. in der Bundesstiftung vorliegen. Die fristwahrende Absendung bzw. Abgabe bei einem Post- oder Transportunternehmen (und damit der Poststempel oder ein anderer Einlieferungsbeleg) sind für die Einhaltung der Fristen nicht ausreichend. Aus förderrechtlichen Gründen und im Interesse der Gleichbehandlung aller Antragsteller kann die Bundesstiftung Aufarbeitung keine Ausnahmen zulassen.


Welche Unterlagen sind einzureichen?
Dies kann je nach Projektart unterschiedlich sein. Es müssen mindestens die im Antragsformular erwähnten Unterlagen eingereicht werden. Das Antragsformular [4,4 MB] dient hierbei als Orientierung und muss nicht zwangsläufig benutzt werden.

Ich habe meinen Unterlagen zusätzliche Materialien (Arbeitsproben, Manuskripte, DVDs, Bücher etc.) beigefügt. Was geschieht damit?
Alle Unterlagen, die eingereicht werden, sind für die Entscheidungsfindung wichtig. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil des Vorhabens und werden deshalb in der Bundesstiftung aufbewahrt. Förderentscheidungen müssen auch noch zu einem späteren Zeitpunkt in vollem Umfang nachvollzogen werden können. Falls die Materialien zurückgesendet werden sollen, teilen Sie dies bitte bereits zum Zeitpunkt der Antragstellung mit. Soweit Sie Ihrem Antrag zugleich einen ausreichend frankierten Rückumschlag beigefügt haben, werden Ihnen die Materialien gerne zurückgesandt. Die Antragskonzeption, der Finanzierungsplan sowie alle Materialien, die für die Entscheidung der Bundesstiftung von unmittelbarer Bedeutung waren, werden nach den gesetzlichen Vorschriften archiviert.

Mir fehlen mit Ablauf der Fristen noch Unterlagen. Kann ich diese nachreichen?
Anträge auf Projektförderung oder ein Stipendium müssen fristgerecht und vollständig eingereicht werden. Dies gilt insbesondere für die aussagefähige Projektkonzeption sowie den detaillierten Finanzierungsplan. Im Einzelfall können notwendige Unterlagen nachgereicht werden. Dies gilt nur, wenn Sie die Gründe hierfür nicht zu vertreten haben (wie z.B. bei Finanzierungszusagen von dritter Seite) und von Ihnen darauf im Antrag ausdrücklich hingewiesen wurde.

Wie erfahre ich, ob mein Antrag fristgerecht eingegangen ist?
Sie erhalten spätestens 14 Tage, nachdem Ihr Antrag bei der Bundesstiftung eingetroffen ist, eine schriftliche Eingangsbestätigung zugeschickt. In diesem Schreiben wird Ihnen auch ein Geschäftszeichen zu Ihrem Projektantrag übermittelt. Bitte geben Sie dieses Geschäftszeichen künftig bei jeder antrags- oder projektbezogenen Korrespondenz mit der Bundesstiftung Aufarbeitung an.

Wieso erhält der Antragsteller und nicht der im Antrag genannte Projektbetreuer die Eingangsbestätigung?
Bei allen Fragen, die das Projekt betreffen, ist aus förderrechtlichen Gründen immer die antragstellende Institution der Ansprechpartner der Bundesstiftung. Letztlich ist in allen Projektzusammenhängen der Antragsteller gegenüber der Bundesstiftung verantwortlich. Eine gute Kommunikation und Abstimmung zwischen dem Antragsteller und seinem Projektbearbeiter in allen Fragen, die das Projekt betreffen, ist für die erfolgreiche Projektdurchführung unerlässlich und wird von der Bundesstiftung vorausgesetzt.

Darf ich mit meinem Projekt schon beginnen, bevor die Bundesstiftung über meinen Antrag entschieden hat?
Die gesetzlichen Regelungen besagen, dass eine Zuwendung nur gewährt werden darf, wenn mit dem Projekt zum Zeitpunkt der Förderentscheidung noch nicht begonnen wurde. Wenn Sie aus zwingenden Gründen schon vor der Förderentscheidung (Bewilligung/Ablehnung) mit Ihrem Projekt anfangen wollen, müssen Sie bei der Bundesstiftung einen Antrag auf die „Genehmigung des vorzeitigen Maßnahmebeginns“ stellen.
Bitte beachten Sie dabei unbedingt: Aus einer Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmebeginn kann kein Rückschluss auf eine positive Förderentscheidung geschlossen werden! Bis eine Entscheidung der Bundesstiftung über Ihren Antrag vorliegt, können bei dem genehmigten vorzeitigen Projektbeginn von Ihnen nur unaufschiebbare Ausgaben geleistet werden. Grundlage dafür ist der von Ihnen mit dem Projektantrag vorgelegte Finanzierungsplan. Ihre Projektausgaben dürfen zunächst die Höhe der im Antrag ausgewiesenen Eigenmittel (inkl. der ggf. von dritter Seite bewilligten Projektmittel) – ohne Rücksprache mit der Bundesstiftung Aufarbeitung – nicht übersteigen. Um finanzielle Risiken zu minimieren, empfehlen wir Ihnen, bis zur Bekanntgabe der Förderentscheidung lediglich Verträge mit einem Rücktrittsrecht abzuschließen. So können die Verträge im Falle einer Ablehnung Ihres Antrages wieder aufgelöst werden.

Wann wird über meinen Projektantrag entschieden?
Die Bundesstiftung Aufarbeitung entscheidet im Dezember eines jeden Jahres über alle vorliegenden Projekt- und Stipendienanträge. Sie werden den Bescheid über Ihren Antrag in jedem Fall vor dem 24. Dezember per Post erhalten. Bitte sehen Sie von telefonischen Anfragen ab, mit denen Sie den Zeitpunkt oder den Inhalt der Förderentscheidung vorab zu erfahren suchen. Die Mitarbeiter der Bundesstiftung können Ihnen dazu keine Auskünfte geben.

Was kann ich tun, wenn mein Antrag abgelehnt wurde?
Sie können innerhalb eines Monats nach Eingang des Bescheids Widerspruch gegen die getroffene Entscheidung erheben und sollten diesen stichhaltig und sachbezogen begründen. Entscheidungsgrundlage bleibt Ihr ursprünglicher Antrag.

FAQ "Während der Projektlaufzeit"

Bitte geben Sie in jeglichem Schrift- und Mailverkehr das Geschäftszeichen an, das Sie auf Ihrem Bescheid (in Form von "Gesch.Z.: XX 123-2009") finden.

Kann ich im Verlauf des Projektes Ziel und Inhalt des Projektes verändern?
Inhaltliche Präzisierungen und Anpassungen, mit denen keine grundsätzliche Abweichung von der ursprünglich formulierten Zielstellung einhergehen, können in eigener Verantwortung durch den Projektträger vollzogen werden. Sollten inhaltliche, finanzielle oder sonstige Gründe dazu führen, dass Inhalt und/oder Umfang, zeitliche Dauer etc. eines Projektes signifikant verändert werden müssen, so ist dies rechtzeitig mit der Bundesstiftung Aufarbeitung abzustimmen.

Es stellt sich heraus, dass einzelne Ausgabeansätze einer Korrektur bedürfen. Wie soll ich mich verhalten?
Der Finanzierungsplan besteht aus einzelnen Ausgabeansätzen (z.B. Reisekosten, Druckkosten etc.). Diese Ausgabeansätze können nach eigenem Ermessen um bis zu 20% überschritten werden, soweit diese Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Ansätzen ausgeglichen wird. Eine Veränderung von Personal- und Honoraransätzen ist hiervon ausgeschlossen und muss immer mit der Bundesstiftung Aufarbeitung, wie auch Beträge, die über die 20% hinausgehen, abgestimmt werden!

Der Bewilligungszeitraum ist für mein Projekt nicht einzuhalten. Was kann ich tun?
Nehmen Sie rechtzeitig mit dem verantwortlichen Mitarbeiter der Bundesstiftung (siehe Zuwendungsbescheid Seite 1) Kontakt auf und schildern Sie den Sachverhalt. Er wird Sie über die weitere Vorgehensweise informieren.

Wie erhalte ich die bewilligten Gelder?
Unter diesem Link finden Sie verschiedene Formulare unter anderem eines zur Mittelabforderung [170 KB]. Dieses liegt auch jedem Bescheid bei. Die Vertretungsberechtigten können zugunsten des im Antrag angegebenen Referenzkontos Gelder in der Höhe anfordern, wie es innerhalb von sechs Wochen für Zahlungsvorgänge benötigt wird. Die so genannte Sechs-Wochen-Frist ergibt sich aus dem Haushaltsrecht.

FAQ "Nach dem Projektzeitraum"

Wann ist mein Projekt abgeschlossen?
Inhaltlich ist das Projekt mit der vollumfänglichen Erfüllung des Projektzwecks abgeschlossen. Projektzweck kann z. B. die Präsentation einer Ausstellung, die Erarbeitung eines Manuskripts, die Drucklegung eines Manuskripts, der Abschluss eines Dokumentarfilms sein. Zahlenmäßig ist das Projekt abgeschlossen, wenn die letzte projektbezogene Zahlung getätigt wurde.

Was geschieht mit Restmitteln?
Verbleibende Restmittel (egal in welcher Höhe) müssen unmittelbar nach Leistung der letzten projektbezogenen Zahlung und unabhängig von der Vorlagefrist des Verwendungsnachweises an die im Zuwendungsbescheid angegebene Kontoverbindung zurücküberwiesen werden. Im Verwendungszweck ist das Aktenzeichen des Projekts und der Hinweis „Restmittel“ anzugeben.

Bis wann muss ich die Verwendung der Mittel nachweisen?
Die zweckentsprechende Verwendung der Mittel ist regelmäßig innerhalb von vier Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks (Projektabschluss) nachzuweisen. Im Zuwendungsbescheid kann ein davon abweichendes Datum angegeben sein, bis zu welchem die Mittelverwendung spätestens nachzuweisen ist. Bei überjährigen Projekten kann ein Zwischennachweis notwendig sein. Dies wird im Zuwendungsbescheid aufgeführt.

Was mache ich, wenn der Projektzweck im Bewilligungszeitraum nicht erfüllt werden konnte und das Projekt beim Ende des Bewilligungszeitraums noch nicht abgeschlossen ist?
Sollte das Projekt nicht innerhalb des Bewilligungszeitraumes abgeschlossen werden können, so ist die Bundesstiftung unverzüglich darüber zu informieren und ggf. mitzuteilen, wann mit der Erreichung des Projektzwecks voraussichtlich zu rechnen ist. Dies gehört zu Ihren Mitteilungspflichten. Die Bundesstiftung Aufarbeitung kann dann den Bewilligungszeitraum verlängern.

Was gehört zu einem vollständigen Verwendungsnachweis?
Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis inklusive Belegliste. Abweichungen sind im Zuwendungsbescheid geregelt.

Welche Gelder muss ich im Rahmen des Verwendungsnachweises abrechnen?
Die Belegliste muss sämtliche mit dem Projektzweck zusammenhängenden Einnahmen (Zuwendungen, Leistungen Dritter, eigene Mittel) und Ausgaben enthalten. Es reicht daher nicht aus, lediglich die von der Bundesstiftung Aufarbeitung gewährte Fördersumme abzurechnen.

Was ist ein Sachbericht?
Der Sachbericht dient der Erfolgs- und Wirkungskontrolle ihres Projektes. Die Bundesstiftung Aufarbeitung hält Formulare für den Sachbericht zum Download auf ihrer Website bereit. Die dort aufgeführten Fragen sollten umfassend, detailliert und in ausformulierten Sätzen beantwortet werden.

Was ist ein zahlenmäßiger Nachweis?
Im zahlenmäßigen Nachweis sind die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben den geplanten Einnahmen und Ausgaben im Rahmen eines Soll-Ist-Vergleiches tabellarisch gegenüberzustellen. Dabei sollen sich die im genehmigten Finanzierungsplan enthaltenen Ausgabenansätze widerspiegeln. Zudem ist anzugeben, inwieweit diese Ansätze jeweils prozentual über- oder unterschritten wurden.

Was ist eine Belegliste?
Die Belegliste (Stand 2014) [1,7 MB] ist eine tabellarische Belegübersicht, in welcher die Ausgaben nach Art und in zeitlicher Reihenfolge getrennt aufzulisten sind. Es müssen der Tag, der Empfänger bzw. der Einzahler sowie der jeweilige Zahlungsgrund und der Einzelbetrag jeder Zahlung ersichtlich sein. Die Bundesstiftung Aufarbeitung hält das Formular einer Belegliste zum Download auf ihrer Website bereit.

In welcher Form ist der Verwendungsnachweis einzureichen?
Der Sachbericht und der zahlenmäßige Nachweis sowie die Belegliste sind ausgedruckt und unterschrieben auf postalischem Wege in der Geschäftsstelle einzureichen. Gleiches gilt für das/die Projektergebnisse bzw. deren Dokumentation sowie projektbezogene Flyer, Plakate, Broschüren, Programme, Presseartikel, Teilnehmerlisten und anderes Material. Zudem sollen der Sachbericht und der zahlenmäßige Nachweis sowie die Belegliste ergänzend per Mailanhang im Originaldateiformat (.doc, .xls) an den im Zuwendungsbescheid genannten Bearbeiter gesandt werden.

Ist die Vorlage von Original-Belegen oder Kopien notwendig?
Diese Frage wird im Zuwendungsbescheid geregelt. Unabhängig davon, sind alle für das Projekt relevanten Einnahme- und Ausgabebelege (Originalbelege) sowie die Verträge über die Vergabe von Aufträgen sowie alle sonst mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen vom Projektträger fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren und können in diesem Zeitraum durch die Bundesstiftung Aufarbeitung zu Prüfzwecken angefordert werden.

Wie wird das Zuwendungsverfahren abgeschlossen?
Das Verfahren ist abgeschlossen, wenn die Bundesstiftung Aufarbeitung die erfolgreiche Prüfung des eingereichten Verwendungsnachweises schriftlich bestätigt und mitteilt, dass der mit der Zuwendung beabsichtigte Zweck erfüllt, die angestrebten Ziele erreicht wurden und keine Beanstandungen zu erheben sind. Die Zielerreichung kann je nach Projekt auch erst in der Zukunft festgestellt werden.

Was sind die Folgen einer nicht fristgerechten oder unvollständigen Abrechnung?
Die Verwendungsnachweispflicht ist eine Auflage des Zuwendungsbescheides. Sofern gegen eine solche Auflage verstoßen wird, kommt der nachträgliche Widerruf der Zuwendung in Betracht. Der dann fällige Erstattungsbetrag ist zudem zu verzinsen. Ein rechtzeitig gestellter, formloser Antrag auf eine zeitlich angemessene und kurz begründete Fristverlängerung für die Einreichung ist somit anzuraten.

Was ist nach Abschluss des Förderverfahrens zu beachten?
Auch nach dem erfolgreichen Abschluss der Verwendungsnachweisprüfung ist der Projektträger verpflichtet, im Rahmen seiner Informations- und Dokumentationspflichten über etwaige weitere Ergebnisse des Projektes, die nach Abschluss des Vorhabens entstehen oder die parallel aber auf Grundlage des geförderten Projekts entstehen, zu informieren und ggf. entsprechende Belege vorzulegen (z. B. ein Ausstellungskatalog oder eine weiterführende Publikation, Presseartikel, Rezensionen o. ä.).